En este artículo, definiremos qué es la facilitación antes de pasar a explorar los principios clave de la facilitación que puede utilizar para incorporar el enfoque con éxito, tanto si desea organizar reuniones más eficaces como gestionar conflictos y realizar un trabajo en grupo más productivo.

Responder a la pregunta «¿qué es la facilitación?» es algo que la mayoría de los facilitadores deben hacer con regularidad. Aunque existe una definición sencilla de facilitación, a veces no capta la esencia del conjunto de competencias y lo que la convierte en una herramienta distinta y potente.

En este artículo, definiremos la facilitación en términos sencillos y le daremos una idea más clara de los principios básicos que separan un enfoque facilitador de otras formas de pensar. Piense en ellos como los pilares en torno a los cuales puede construir su práctica de facilitación.

Aunque muchos de nosotros reconocemos una buena facilitación cuando la vemos, lo que ocurre entre bastidores puede resultar complejo y misterioso para quienes se inician en esta práctica. Aquí desmitificaremos la facilitación y le daremos algunos consejos sobre cómo aplicar un enfoque facilitador a su trabajo.

¿Qué es la facilitación?

Empecemos con una definición sencilla de facilitación: La facilitación es el arte de guiar a un grupo a través de un proceso participativo que facilite la consecución de sus objetivos.

Pero vayamos más allá. ¿Qué significa realmente facilitación? La facilitación es un enfoque, una mentalidad y un conjunto de habilidades que un facilitador o líder emplea para apoyar a un grupo durante el trabajo colaborativo.

Facilitar significa crear un espacio en el que todos los miembros del grupo puedan contribuir y fomentar la participación y la implicación de todos los participantes. Significa tener un objetivo compartido y diseñar un proceso que ayude al grupo a alcanzarlo.

La facilitación también se define por su enfoque del proceso y el contenido: Un enfoque facilitador significa diseñar un proceso que ayude a un grupo a descubrir, idear y crear sus propios contenidos. No se trata de que una persona suba al escenario y diga a un grupo cómo resolver un problema: se trata de apoyar a los miembros del grupo para que debatan juntos ese problema y creen conjuntamente una solución.

Los procesos de facilitación son participativos e interactivos por definición. Un taller es uno de los ejemplos más comunes de un proceso en el que se utiliza la facilitación, aunque un facilitador eficaz puede aportar sus habilidades en cualquier momento en que un grupo se reúna para hacer cosas.

Diseñar un proceso de reunión, celebrar debates comunitarios, mediar en conflictos, trabajar como líder… no faltan escenarios en los que la facilitación es una habilidad vital y transformadora.

¿Quiere saber más? Entender qué es y qué hace un facilitador profesional es el primer paso para comprender qué hace que la facilitación sea única.

También abordamos el hecho de que la facilitación es un conjunto de habilidades y competencias que todo el mundo—no sólo los facilitadores—puede utilizar para crear un entendimiento compartido, potenciar el trabajo en grupo y permitir a los equipos hacer cosas increíbles.

Consulta esta lista de habilidades de facilitación y cómo mejorarlas para empezar a dar vida a este conjunto de habilidades en tu trabajo.

¿Cuáles son los principios de la facilitación?

Así pues, sabemos que un enfoque facilitador es un medio para crear procesos participativos que faciliten a los grupos alcanzar los resultados deseados. Pero, ¿cómo es la facilitación en la práctica? ¿Cómo se debe utilizar la facilitación en el trabajo y qué principios se deben seguir para ser un buen facilitador?

Aunque muchos facilitadores tienen estilos e ideas ligeramente diferentes sobre cómo facilitar e implicar exactamente a los miembros del grupo, hay algunos principios unificadores que subrayan la profesión y métodos útiles para adoptar la mentalidad adecuada y mejorar sus habilidades como facilitador.

Algunos de los principios clave de la facilitación son:

Neutralidad e imparcialidad

La neutralidad en la facilitación consiste en permitir que los miembros del grupo debatan y exploren posibles soluciones, sin dar respuestas ni comprometerse con una opción concreta. Un facilitador no está presente para prescribir una solución o favorecer determinadas voces o ideas.

Mantener esta posición neutral e imparcial también significa crear un espacio para que todas las voces sean escuchadas y reciban el mismo peso y consideración. Piense en cómo algunas personas dominan la conversación en reuniones y se favorecen ciertos puntos de vista son los de los directivos. Un facilitador diseña sus sesiones para gestionar la dinámica de grupo y establecer reglas básicas que, con suerte, pueden evitar esta posibilidad.

Una facilitación eficaz también significa ayudar al grupo a ser más objetivo y neutral durante un debate o mientras se intenta alcanzar un consenso. Es difícil, pero con las herramientas y técnicas adecuadas, mantener este tipo de conversaciones es mucho más fácil.

Hay algunas excepciones a esta regla, sobre todo cuando se trata de la facilitación interna, en la que un directivo puede estar facilitando un taller con su equipo. Siempre es útil abordar las discusiones con una mentalidad imparcial, de oyente, pero cuando uno es también quien toma las decisiones, es imposible ser completamente neutral.

En estos casos, asegúrese de reconocerlo y ponerlo en conocimiento del grupo. No se trata de un obstáculo para una facilitación eficaz, sino de un aspecto más que hay que gestionar y tener en cuenta.

Tenga un plan, pero esté preparado para cambiarlo

Los procesos facilitados son experiencias cuidadosamente diseñadas para guiar a un grupo a través de un flujo de actividades que les ayude a alcanzar un objetivo específico.

Las agendas para talleres, por ejemplo, suelen incluir ejercicios para romper el hielo y presentar la sesión, actividades para ayudar al grupo a generar ideas y mantener la concentración y, a continuación, técnicas para crear un entendimiento compartido y converger en una solución. Diseñar y planificar la agenda de un taller es una habilidad en sí misma, y es absolutamente una que querrá cultivar en su camino para convertirse en un facilitador experto.

Dicho esto, una de las cosas clave que he aprendido como facilitadora es que los planes también están hechos para ser cambiados o incluso rotos. He dirigido muchos talleres presenciales en los que me he dado cuenta de que las necesidades del grupo habían cambiado y he tenido que modificar el programa. En una ocasión, con un grupo virtual, surgió otro debate más importante y decidimos colectivamente que ese nuevo tema era un mejor uso de nuestro tiempo.

La planificación es importante, pero utilizar sus habilidades de facilitación para identificar cuándo es necesario cambiar las cosas a fin de ayudar al grupo a alcanzar sus objetivos es un sello distintivo de una buena facilitación. Pero, ¿cómo saber cuándo hay que hacer ese cambio? Una de las mejores maneras es preguntar al grupo. A muchos directivos les puede resultar difícil, pero recuerde que la facilitación es participativa por naturaleza.

Encontrar ese punto óptimo entre preparación y flexibilidad requiere práctica, pero es un trabajo importante para el que puede prepararse siguiendo los demás principios de la facilitación que se presentan en esta sección.

Conozca su objetivo

Tener un objetivo claramente definido antes de empezar una sesión es esencial para todos los facilitadores. Antes de la sesión, formule a las partes interesadas y a su equipo preguntas clave sobre los resultados que deben alcanzarse. Esto le permitirá diseñar un taller eficaz que ofrezca los resultados deseados de forma efectiva y atractiva. También significa que usted sabe dónde puede adaptar su agenda durante la sesión.

Si las cosas empiezan a descarrilar o se hace necesario un cambio en cualquier momento, vuelva a comprobar su objetivo y piense en la mejor manera de alcanzar el resultado elegido. A menudo me doy cuenta de que cambiar el orden del día de la reunión durante una sesión no consiste tanto en romper todo el orden del día como en adaptarse a lo que está ocurriendo en el momento y ser flexible a las necesidades del grupo sin dejar de perseguir nuestro objetivo.

En la práctica, esto significa a menudo alargar la duración de un debate importante y descartar otra actividad porque es lo que ayudará al grupo a alcanzar el resultado que necesita. A veces significa limitar el alcance de una sesión de resolución de problemas porque necesitamos dedicar más tiempo al análisis de la raíz del problema para comprenderlo realmente.

Recuerde que el éxito depende de si el grupo ha alcanzado el objetivo de la sesión, no de si se ha ceñido estrictamente al orden del día original.

Todo está al servicio del grupo

La facilitación consiste más en orientar que en prescribir. Los facilitadores crean una estructura que anima al grupo a participar en el proceso hasta tal punto que crean soluciones de forma colaborativa. El trabajo del facilitador consiste simplemente en ayudar al grupo a hacer su trabajo juntos de la mejor manera posible.

¿Recuerda la distinción entre proceso y contenido? Se trata de un aspecto clave para encarnar esta mentalidad de servicio al grupo. Usted es responsable del proceso—el diseño de la reunión, el flujo de actividades—que ayudará al grupo a alcanzar sus objetivos, pero no es responsable del contenido real. El contenido debe surgir del grupo.

Cuando se trata de contenidos y soluciones, el facilitador se mantiene al margen y ayuda a guiar a los participantes para que encuentren sus propios resultados. Los facilitadores dan al grupo las herramientas y la orientación que necesitan para tener éxito y todo lo que hacen, tanto en el diseño como en la facilitación, consiste en apoyar al grupo.

Al principio del proceso que conducirá a un acto o taller, esto significa diseñar un proceso pensando en los participantes específicos de su taller. En la práctica, esto incluye tareas básicas como considerar la disposición de la sala y cuándo tomar descansos.

Una vez en la sala (virtual o no) con los participantes, este enfoque de estar al servicio del grupo se traduce en prestar atención a la dinámica del grupo y a cómo se siente la gente.

También se trata de ser consciente del lenguaje corporal y darse cuenta de que el grupo necesita una actividad para aumentar su nivel de energía. Es dejar de lado su actividad favorita porque se da cuenta de que otra cosa será más eficaz para los participantes. Es dar tiempo suficiente para que todos en la sala hagan oír su voz.

Un facilitador sabe que el resultado de un proceso de taller es el efecto suma de cómo se comunica, colabora y conecta un grupo. Si se hace bien, los participantes pueden hacer cosas increíbles. Si se hace mal, el grupo puede fracturarse o volverse improductivo.

Los facilitadores actúan en nombre del grupo y no en el suyo propio, sabiendo que lo mejor para el grupo trasciende la idea de cómo debe ser la reunión sobre el papel.

En la fricción es donde suceden las cosas

Los debates animados, las diferencias de opinión y las nuevas ideas son habituales en un taller bien dirigido. Ayudar a los grupos a explorar espacios problemáticos complicados de forma colaborativa puede conllevar una gran carga emocional, pero el trabajo del facilitador consiste en guiar al grupo a través de este proceso manteniendo la seguridad psicológica y el respeto mutuo.

Un aspecto importante de la facilitación es aprender a sentirse cómodo en medio de esta tormenta y no tener miedo al conflicto o a la discusión apasionada. A menudo es aquí donde se produce la magia y el verdadero cambio.

Crear un espacio en el que puedan aflorar las diferencias y la creatividad es vital para generar verdadera innovación, resolver problemas difíciles y conectar realmente como grupo. A menudo esto significa crear un espacio en el que la gente pueda mostrarse vulnerable, plantear preguntas clave y abrir las cosas, en lugar de cerrarlas.

Utilice técnicas de facilitación diseñadas para apoyar el proceso y desarrolle cuidadosamente sus habilidades de facilitación para aprender a crear este espacio. Esto requiere práctica, grandes dotes de comunicación y conocimiento de la dinámica de grupo, pero también puede ser una de las cosas más gratificantes de la facilitación.

Participación e inclusión

Uno de los cambios mentales más impactantes que puede hacer como facilitador es dar prioridad a la participación. Pasar de «esto lo hago yo» a «esto lo hacemos juntos» es una de las mejores maneras de empezar a poner en práctica la facilitación, tanto si trabaja con estudiantes como con empleados o compañeros.

Los facilitadores diseñan sesiones y actividades que animan a todos los miembros del grupo a participar y sentirse bien mientras lo hacen. Esto puede ser tan sencillo como utilizar un método como 1-2-4-Todos para dar a todos la oportunidad de contribuir o tan amplio como crear una cultura de generación de ideas y toma de decisiones en grupo.

Los facilitadores también estudian cómo hacer que los espacios, los debates y los entornos sean inclusivos: fomentando la diversidad de voces, ideas y equipos. Los buenos facilitadores piensan en cómo reunir a las personas adecuadas en la sala y cómo incluir voces importantes en la conversación.

La inclusión también puede consistir en establecer normas básicas al principio de una sesión para crear seguridad, abordar las dinámicas de poder y avanzar con un acuerdo sobre cómo deben tratarse las personas en el espacio.

Los facilitadores suelen animar a todos a participar y practicar la escucha activa y, dependiendo del entorno cultural, el contacto visual mientras se habla. También podrían invitar al grupo a ponerse de acuerdo para trabajar desde la confianza y respetar las opiniones de los demás participantes, aunque no estén de acuerdo. Todas estas cosas pueden parecer nimiedades, pero en conjunto, sientan las bases para una sesión productiva e integradora.

Con grupos consolidados, esto debería convertirse en algo natural, pero cuando se empieza con la facilitación, puede ser útil explicitar estas cosas.

He descubierto que este principio es uno de los más impactantes en mi práctica personal, especialmente cuando se trata de utilizar una mentalidad facilitadora fuera de reuniones y talleres.

Tratar de incluir a los demás en la medida de lo posible y pensar en cómo hacer posible la participación puede tener efectos de gran alcance en la forma en que trabajamos juntos como personas y colaboramos. Cuando los facilitadores dan discursos apasionados sobre cómo la facilitación puede hacer del mundo un lugar mejor, ¡esto es de lo que estamos hablando!

¿Cuáles son los beneficios de la facilitación?

El valor de la facilitación oscila entre lo inmediato y el largo plazo. Un enfoque facilitador no sólo puede ayudar a mejorar una sesión concreta, sino que también puede contribuir a un cambio cultural positivo y a mejorar la forma en que una organización trabaja unida.

A menudo pienso en las reuniones y talleres a los que asistía al principio de mi carrera y de los que salía agotada, improductiva o simplemente mal. A veces, esas sesiones me parecían una pérdida de tiempo o, de hecho, habían conseguido crear conflictos entre otros participantes y yo.

Facilitar significa dar la vuelta a todo eso y aprovechar las reuniones al máximo. Cada colaboración es una oportunidad para reforzar las conexiones, realizar un trabajo significativo y atractivo y sentirse escuchado y valorado como parte de un equipo. Cuando sales de un taller sintiéndote bien contigo mismo y con lo que haces, eso puede ser increíblemente transformador. Ese es el poder de la facilitación.

He aquí algunas de las principales ventajas de la facilitación:

Sesiones más eficaces

Los talleres y las reuniones organizados con un enfoque de facilitación suelen ser más eficaces y participativos que los que no lo tienen. Si ha sido víctima de una reunión que se alarga más de la cuenta o resulta improductiva, habrá sentido la punzada de una facilitación deficiente o inexistente.

Aporte habilidades de facilitación a sus reuniones y talleres y se mantendrá a tiempo, avanzará eficazmente e implicará a todas las personas de la sala de una manera más productiva.

Con el tiempo, también comprobará que la capacidad de su equipo para hacer las cosas con eficacia, concentrarse y no desviarse del tema mejora sustancialmente. Facilitar es crear hábitos. Cuando usted y su equipo crean buenos hábitos en torno a sus reuniones y talleres, ocurren grandes cosas.

Obtener resultados

¿Recuerda que conocer su objetivo era uno de los principios clave de la facilitación? Al estar orientada a los resultados, la facilitación ayuda a los equipos a obtener resultados y realizar un trabajo con propósito. En la práctica, los facilitadores ayudan a los grupos a centrarse en lo importante y a alcanzar el objetivo de una sesión con eficacia y puntualidad.

La facilitación también es un método probado para conseguir que los grupos se apropien del trabajo que realizan y se responsabilicen de él. Cuando un grupo cocrea sus resultados, la aceptación de propuestas es mayor y aumenta el deseo del grupo de seguir adelante.

Cuando necesite resolver un problema complejo, facilite un taller de equipo diseñado para explorar ese problema y avanzar juntos. Con un facilitador a bordo, le prometo que los resultados serán mejores que si intenta resolver el problema por su cuenta. La facilitación consiste en utilizar herramientas y recursos específicos para crear un entorno en el que se hagan las cosas.

Pensamiento creativo e innovación

La facilitación consiste en liberar el potencial creativo de un grupo. A veces esto significa organizar sesiones explícitamente diseñadas para apoyar la ideación y la innovación o utilizar técnicas de brainstorming para generar ideas creativas.

Además, el espíritu general de la facilitación ayuda al grupo a pensar de forma creativa. Fomentar la participación de todos los asistentes, crear las condiciones para un entorno psicológicamente seguro y dar espacio para pensar en las cosas desde una nueva perspectiva son formas en las que un facilitador puede fomentar la innovación.

Mejora de la dinámica de grupo y de las conexiones

Prestar atención a cómo interactúan las personas y tomar medidas para eliminar fricciones, crear conexiones y ayudar a los miembros a conocerse mejor son cosas que un facilitador hace al servicio del equipo.

Esta capacidad de permitir a los miembros de una organización establecer mejores conexiones mediante un diseño cuidadoso, actividades de creación de equipos y debates facilitados tiene efectos duraderos en la forma en que los equipos se interrelacionan y comunican.

Dedicar tiempo a profundizar en las conexiones en un taller de creación de equipos y ver a sus colegas como mucho más que el trabajo que hacen o simplemente aprender mejores formas de ayudar a otras personas a sentirse vistas y escuchadas en una reunión puede ser transformador. Según mi experiencia, los equipos que regularmente facilitan sesiones o utilizan la facilitación en su trabajo también son más felices y están más conectados.

Mejora de la colaboración

Ayudar a un equipo a trabajar en equipo de forma más eficaz es uno de los principios rectores de la facilitación. Por su diseño, los talleres son espacios de colaboración en los que se anima a los equipos a trabajar juntos hacia un objetivo común.

Lo maravilloso de la facilitación es que las técnicas, conexiones y pautas de trabajo que se establecen en esas sesiones también se trasladan a futuras colaboraciones.

Tanto si se trata de aprender a centrarse en un problema a la vez, explorar mejor las ideas en profundidad o mantener debates más productivos y eficaces, las habilidades que aprendemos en las sesiones facilitadas tienen efectos duraderos en nuestra forma de colaborar con los demás.

Estos cambios pueden ser espectaculares, como una mejor organización e ideación cuando se trabaja en proyectos complejos. También pueden ser pequeñas, en las que los miembros del equipo ajustan su forma de comunicarse con los demás en Slack o por correo electrónico. Todo ello se traduce en un entorno de trabajo más colaborativo en el que las personas suelen sentirse más capacitadas para hacer grandes cosas.

¿Cuándo utilizar un enfoque facilitador?

Abordar una situación con una mentalidad de facilitación puede ser transformador e impactante, incluso si no está ocupando directamente el papel de facilitador.

Como gestor o consultor, puede participar más directamente en el contenido de una sesión y hacer que las cosas sucedan que durante la facilitación tradicional. Incluso entonces, seguir principios de facilitación como fomentar la participación o tener un plan y un objetivo claros conduce a mejores resultados y a equipos más comprometidos.

Siga leyendo para ver algunos ejemplos de sesiones y escenarios específicos en los que podría utilizar la facilitación para lograr un impacto.

Reuniones

Una reunión puede ser un buen lugar para empezar a practicar sus habilidades de facilitación. Introducir algunos pequeños cambios, como marcar el tiempo de los debates, utilizar check-ins u otras técnicas de facilitación, puede tener un efecto positivo inmediato en los resultados. ¿Menos discusiones improductivas y más momentos de reflexión, y además terminar puntualmente? ¡Sí, por favor!

Como microcosmos pequeño y manejable de la dinámica de equipo, una reunión es también un lugar ideal para que los principiantes practiquen y apliquen conocimientos de facilitación. Si acaba de empezar, intente aplicar algunos de los principios de facilitación a su próxima reunión de trabajo y observe lo que ocurre.

Con un enfoque facilitador, puede empezar a cambiar positivamente su cultura de reuniones, empezar a terminar puntualmente y tener puntos de acción claros. Más información en este post sobre cómo facilitar una reunión.

Talleres

Los talleres son el pan de cada día de los facilitadores. Son un lugar en el que los grupos se reúnen para idear, debatir, resolver problemas en colaboración y, con suerte, llegar a un consenso sobre una solución increíble que todos están deseando conseguir. Si aporta una mentalidad de facilitación o, mejor aún, un facilitador profesional, sus talleres serán más memorables, eficaces y productivos.

Intentar planificar y dirigir un taller sin tener conocimientos prácticos de facilitación puede acabar siendo improductivo o incluso caótico.

Si ha asistido alguna vez a un taller en el que el objetivo no estaba claro, las actividades parecían elegidas al azar o no sintió que se valorase su contribución, es señal de que la persona que dirigió la sesión necesita repasar sus habilidades de facilitación o simplemente contratar a un facilitador externo.

Liderazgo

Los líderes que utilizan habilidades de facilitación como parte de la forma en que dirigen su equipo suelen ser más eficaces en su gestión. Tanto si se trata de hacer que todas las reuniones sean productivas como de saber gestionar los conflictos y capacitar al grupo, la facilitación es una habilidad que todo líder debería desarrollar.

Las actividades de liderazgo que tienen un elemento de facilitación se están convirtiendo en partes cada vez más comunes de la formación en liderazgo. Como líder, es probable que ya utilice algunas de estas habilidades y herramientas de facilitación a diario. Conociendo mejor esta práctica y aplicando estas técnicas cuidadosamente, contribuirá a sentar las bases de equipos de alto rendimiento.

Asesoramiento y coaching

Los coaches y consultores comparten mucho ADN con los facilitadores. Todas estas personas trabajan al servicio de un grupo o un individuo y esperan ayudarles a resolver problemas, a menudo capacitando a la gente para que haga cambios por cuenta propia.

Aunque los consultores y coaches suelen desempeñar un papel más directo en la propuesta de soluciones, muchos principios de la facilitación también constituyen la base de un buen coaching. Permitir que un grupo o individuo actúe en su propio interés, sintiéndose visto, escuchado y valorado, son ideas que unen a estas profesiones.

Introducir métodos de facilitación en una reunión con un cliente o invitar a las partes interesadas a un taller de descubrimiento son solamente algunas de las formas en que la facilitación puede ayudarle a ser un consultor más eficaz.

Formación

Aunque los cursos y las sesiones de formación son mucho más prescriptivos por naturaleza, las habilidades y herramientas de facilitación pueden seguir utilizándose en estos ámbitos. La formación suele ser más eficaz cuando incluye elementos experienciales y brinda a los alumnos la oportunidad de hablar y aprender unos de otros.

La formación compleja también requiere mucha organización y diseño de procesos. Nuestra plantilla de formación de formadores de 7 días es una buena prueba de ello. Las competencias de los formadores y los facilitadores se solapan en gran medida, y a menudo se recurre a facilitadores profesionales para dirigir la formación y mejorar la participación y el compromiso de los alumnos.

Educación

Tanto si se trata de enseñar a los alumnos en la escuela como de trabajar con estudiantes adultos, la facilitación es un conjunto de habilidades útiles para profesores y educadores. Los talleres, las discusiones en grupo y el trabajo colaborativo son formatos que un profesor experto empleará para implicar a los alumnos, y todos ellos se benefician de un enfoque facilitador.

Consulte nuestro artículo sobre el concepto de profesor facilitador para obtener más información y consejos sobre la facilitación en el aula. Es probable que los seminarios y las clases tradicionales no desaparezcan, pero incorporar la facilitación a su práctica docente tiene muchas ventajas.

¡En cualquier situación colaborativa!

En esencia, todos los elementos enumerados anteriormente son formatos para la colaboración en grupo. Tanto si se trata de un equipo compacto de tres o cuatro personas como de un taller con docenas de personas, el formato existe para ayudar a la gente a hacer las cosas como colectivo.

La facilitación puede utilizarse siempre que colabore con otras personas. A veces se trata de un formato específico, como la organización de un taller para lanzar un proyecto en el trabajo. Otras veces, se trata de un proceso ad hoc que permite mejorar la colaboración, simplemente pensando como un facilitador.

Podría facilitar una reunión durante el día y luego moderar un desacuerdo entre sus vecinos por la noche. He oído hablar incluso de facilitadores que utilizan la votación por puntos para decidir qué cenar o métodos de generación de ideas para ayudar a su familia a elegir dónde ir de vacaciones.

Independientemente de cómo decida emplear la facilitación, recuerde que los métodos, herramientas y enfoques están diseñados para ayudar a las personas a colaborar de forma más eficaz y de manera que se sientan escuchadas y valoradas. Hay pocos límites a lo que una facilitación eficaz puede conseguir con las personas adecuadas en la sala. Pruebe a utilizar estos principios en sus interacciones dentro y fuera de los formatos tradicionales y verá a qué me refiero.

En conclusión

Dependiendo de a quién se pregunte, obtendrá varias respuestas a la pregunta «qué es la facilitación». Pero lo que une a esas interpretaciones es el énfasis en capacitar a un grupo para hacer grandes cosas.

Ya sea a través de un diseño de talleres increíble o de una hábil moderación de grupos, los facilitadores utilizan sus habilidades para potenciar la colaboración y crear cambio. Esperamos que con este artículo pueda empezar a hacer lo mismo.

¿Quiere seguir aprendiendo sobre facilitación? Únase a nuestro curso gratuito por correo electrónico «Facilitation is for everyone» para empezar. O únase a nuestra comunidad de facilitadores para aprender de sus compañeros, ver eventos y oportunidades, y conectar con algunas de las mejores mentes de la facilitación.

Un buen taller puede crear innovación, conexión y transformación tanto a empresas como a personas. En este artículo exploraremos qué son los talleres, qué beneficios puede esperar de ellos y también le mostraremos algunos ejemplos de talleres que puede utilizar como inspiración cuando trabaje con su equipo.

¿Qué es un taller?

Un taller es una sesión estructurada e interactiva diseñada para crear un entorno de trabajo que permita obtener resultados significativos y guiar a un grupo a través de un proceso que conducirá a grandes resultados.

Los talleres están diseñados para implicar a los participantes y fomentar su participación activa en el proceso. No son sesiones de formación en las que una persona enseña a todos los demás en la sala. Tampoco son reuniones en las que las personas se ponen al día unas a otras, pero rara vez colaboran en una tarea con un planteamiento estructurado.

Los talleres suelen incluir actividades prácticas, técnicas de facilitación, debates en grupo, simulaciones y ejercicios colaborativos, que permiten a los participantes explorar, idear y participar en el logro de los resultados deseados. Tanto si se trata de encontrar la solución perfecta a un problema complicado como de mejorar sus habilidades a través de la experiencia.

Los talleres pueden abarcar casi cualquier tema que se le ocurra, ya sea un taller creativo de escritura para escolares o una sesión de planificación estratégica para ejecutivos de empresa.

Los elementos clave de estos talleres son los mismos: pretenden crear un entorno dinámico que anime a los participantes a aprender unos de otros, a plantearse sus propias soluciones y a aplicar los conocimientos adquiridos tanto dentro del taller como en el mundo en general.

Otro aspecto en común a todos los talleres es que están estructurados y diseñados para ayudar a un grupo a lograr un resultado deseado. Un facilitador de talleres suele planificar un taller como una secuencia de actividades, prestando especial atención al ritmo, la fluidez y la dinámica óptima del grupo.

A la hora de diseñar la agenda del taller, SessionLab es una herramienta útil para diseñar el flujo del taller y garantizar el cumplimiento de los tiempos.

¿Cuál es la diferencia entre un taller y una reunión?

Lo que distingue a los talleres de las reuniones, seminarios y cursos de formación es el énfasis en la participación activa, el aprendizaje basado en la propia experience y el trabajo colaborativo.

Se podría empezar a pensar en un taller como una reunión interactiva, pero de hecho, las diferencias van mucho más allá. El objetivo de un taller es guiar a los participantes a través de un proceso en el que ideen juntos, exploren posibles opciones y luego elaboren un plan de acción.

Los talleres son mucho más interactivos que las reuniones o las sesiones de formación , y suelen seguir un proceso diseñado para que un grupo explore un tema de forma colaborativa y llegue a soluciones que no han sido determinadas previamente. El facilitador utilizará técnicas y tecnología de probada eficacia para favorecer la interactividad y la participación, pero los resultados de la sesión son un verdadero esfuerzo colaborativo.

Una distinción clave para mí es que los talleres suelen consistir en explorar el espacio del problema en pequeños grupos y luego trabajar juntos activamente para encontrar una solución. Piense en cómo su organización podría llevar a cabo una planificación estratégica. Si el jefe convoca una reunión para comunicar al grupo su estrategia, eso es una reunión. Si el jefe trae a un facilitador para que el grupo explore opciones en colaboración y diseñe una estrategia conjuntamente, eso es un taller.

Otra distinción que me parece útil es la que se hace al pensar en la diferencia entre un taller y una sesión de formación. En un curso de formación, usted conoce el resultado antes de empezar: enseñará a su grupo cómo conseguir algo de una manera predeterminada. A menudo completarán los materiales de formación de manera que aprueben o suspendan y se espera que salgan del curso con un conjunto específico de habilidades.

En un taller, es posible que no conozca el resultado exacto y depende del grupo llegar a él colectivamente. Sí, sabe que quiere que los empleados exploren ideas creativas mediante un proceso diseñado para ayudarles a que se les ocurran ideas, pero no sabe cuáles serán esas ideas.

Como facilitador del taller, dejará espacio para que el equipo aporte al proceso su experiencia profesional, su creatividad y su perspectiva única.

En comparación con una reunión o una sesión de formación, en un taller un grupo recibe apoyo para debatir, explorar e idear juntos antes de llegar a resultados en un proceso a menudo diseñado y dirigido por un facilitador. Participan más activamente en la dirección de su experiencia de aprendizaje y contribuyen a la experiencia de todo el taller.

El resultado es un entorno mucho más creativo y colaborativo que fomenta el sentido de pertenencia, la participación y unos resultados realmente impactantes.

¿Cuál es el objetivo de un taller?

Aunque los objetivos o la meta de un taller pueden variar en función del entorno o del tema específico—un sprint de diseño y una retrospectiva tienen objetivos muy diferentes—, la finalidad es más o menos la misma.

El propósito de un taller es crear un espacio en el que los participantes puedan pensar juntos en un lugar seguro en el que puedan confiar mutuamente, emprender un trabajo de colaboración y llegar a sus resultados de forma organizada y estructurada.

Tanto si se trata de definir cómo llevar a cabo un proyecto complejo, como de desarrollar habilidades o trabajar en el desarrollo personal, el objetivo del taller es crear un entorno interactivo y participativo para que las personas se comprometan plenamente, de forma colaborativa y creativa y lleguen a los resultados elegidos.

El objetivo detrás de ese propósito es lo que hace de los talleres una herramienta especial y eficaz. Cuando se crea un espacio seguro que permite al equipo encontrar sus propias soluciones, se da rienda suelta a la creatividad.

Su equipo encuentra soluciones que no habría descubierto de otro modo, establece conexiones profundas y duraderas con otros participantes y está especialmente comprometido y capacitado para centrarse en hacer realidad esas cosas.

Según mi experiencia, un buen taller puede resultar transformador para todos los participantes, y las mejoras en la comunicación, la colaboración y la resolución de problemas tienen efectos de largo alcance que van más allá de una sesión o un proyecto individual.

Esta es otra forma de responder a la pregunta de qué es un taller: es un medio para ayudar a un equipo a encontrar formas más eficaces de trabajar, tanto en colaboración como individualmente, para alcanzar sus objetivos.

¿Cuándo hay que organizar un taller?

Como ya hemos visto, organizar un taller puede ser una de las formas más eficaces de reunir a un grupo para innovar, resolver problemas y conectar.

Esto no quiere decir que cada sesión deba ser un taller. Ni mucho menos. Hay ocasiones en las que una reunión es la forma adecuada de reunirse, como en el caso de una puesta al día diaria o una reunión de empresa en la que todos los miembros del equipo tienen información que compartir.

En un entorno universitario, un seminario en el que un profesor comparte conocimientos de su especialidad con un grupo numeroso de estudiantes suele ser la forma más eficaz de difundir rápidamente el material didáctico.

En resumen, debe considerar la posibilidad de organizar un taller siempre que desee que un grupo de personas realice un trabajo colaborativo de forma eficaz, a menudo dentro de un plazo determinado o mediante un proceso centrado en los resultados.

Los talleres son excelentes para obtener resultados de una manera que da cabida a muchas voces y perspectivas y, si sabe que su grupo se beneficiaría de este enfoque, es un buen momento para plantearse la planificación de un taller.

Algunos de los desencadenantes habituales de la organización de un taller son:

• tener un problema complejo sin una solución clara
• una necesidad de auténtica innovación y de nuevas ideas
• creación o desarrollo de equipos
• enseñar nuevas habilidades de forma que se puedan experimentar en primera persona
• creación de comunidades
• trabajar en un proyecto de forma profundamente colaborativa y emergente
• empezar o terminar un proyecto

Otro gran consejo para organizar un taller es utilizar un grupo relativamente pequeño (a menudo de 8 a 15 personas) a fin de crear espacio para el debate, el pensamiento divergente y la ideación. Cuando se organicen talleres con un mayor número de participantes, será necesario añadir más facilitadores y quizá organizar sesiones paralelas.

¿Desea simplemente enseñar a su grupo a utilizar una nueva tecnología o compartir información del equipo ejecutivo con el resto de la empresa? Probablemente el formato adecuado no sea un taller, ¡y no pasa nada! Utilice el formato adecuado para los resultados que desea obtener y los objetivos de su sesión.

Ejemplos de talleres

Hay talleres de todas las formas y tamaños, pero quizá se pregunte cómo son en la práctica y cómo se organizan. Especialmente si es nuevo en la facilitación, ver un ejemplo de agenda puede ayudarle a mostrar el valor de un taller antes de que intente organizarlo usted mismo.

A continuación, analizaremos algunos ejemplos de talleres y detallaremos cuándo y por qué puede organizarlos con su equipo. También encontrará una plantilla de orden del día para cada uno de ellos, para que pueda ver el proceso del taller con más detalle.

Taller de ideación

Los talleres son un espacio perfecto para crear innovación y aportar ideas que realmente se puedan poner en práctica. Cuando se tiene un problema complejo sin una solución obvia o muchas partes interesadas y perspectivas, reunir a las mejores mentes y reunirlas en un taller es una forma ideal de avanzar.

En este modelo de taller de ideación, un equipo genera primero un montón de nuevas ideas en torno a un tema concreto y luego trabaja en un proceso de análisis y selección de las mejores ideas, presentándolas a los demás. Al final del taller, usted y su grupo habrándebatido ideas en profundidad y utilizado herramientas para desarrollar las mejores y convertirlas en algo que puedan poner en práctica rápidamente.

Las empresas que fomentan este tipo de ideación creativa e invierten tiempo en capacitar a sus empleados suelen ser más resilientes e innovadoras. Intente llevar un taller de este tipo a su empresa la próxima vez que necesite una nueva perspectiva o busque su próxima gran idea.

Taller de toma de decisiones

Sea cual sea su campo de actividad, llega un momento en que hay que tomar una decisión en equipo. Un taller de toma de decisiones es un método para explorar diversas opciones, alinear objetivos y avanzar en equipo. Es un espacio para que los empleados discutan sus ideas, compartan cómo se sienten y luego converjan en una decisión final que sea la mejor para la empresa.

En esta plantilla, utilizará la toma de decisiones basada en el consentimiento para pasar del debate a la acción y permitir que contribuyan todos, desde los directivos hasta los empleados de primera línea. Es una sesión eficaz para crear un sentimiento de comunidad y avanzar con eficacia.

Si ha intentado incluir a más personas en sus procesos de toma de decisiones y le ha resultado ineficaz o desordenado, este taller es un antídoto perfecto que permitecrear espacio para todas las voces y a la vez llegar al resultado deseado.

Retrospectiva

Para proyectos complejos que requieren una resolución innovadora de los problemas, los talleres pueden ser una parte esencial tanto de la apertura como del cierre del proceso. Incluso he descubierto que los grupos que trabajan en entornos universitarios o de formación con un programa educativo intensivo pueden beneficiarse de utilizar un enfoque de taller para cerrar el programa.

En esta plantilla de retrospectiva, usted y su equipo encontrarán un espacio para reflexionar juntos y debatir sobre lo que salió bien y lo que salió mejor, antes de elegir algunas medidas que todos tomarán en el futuro para desarrollar sus capacidades y mejorar el próximo proyecto.

Tras un acto de una semana de duración o un proyecto más largo, reunirse en un taller retrospectivo puede ayudar a cerrar simbólicamente y celebrar los actos, al tiempo que se crea un espacio para la reflexión y el crecimiento.

En conclusión

Entender en qué se diferencia un taller de una reunión o de los cursos de formación suele ser el primer paso para incorporarlos a su organización.

Para los siguientes pasos, puede consultar nuestra guía paso a paso para planificar un taller y aprender a organizar un taller eficaz.

¿Quiere mejorar sus habilidades de facilitación? Este artículo le ayudará a ver las habilidades clave para una facilitación eficaz que puede utilizar en talleres, reuniones y en su práctica general cuando trabaje con grupos.

Esperamos que esta entrada del blog le haya ayudado a entender el qué y el por qué de organizar un taller y quizás le haya inspirado para facilitar uno la próxima vez que necesite resolver problemas o crear innovación en su organización.

Para llegar al fondo de estas cuestiones utilizaré mi propia experiencia, la de colegas de mis redes y, en particular, datos extraídos del informe State of Facilitation in 2023, que se basa en más de 1100 respuestas a una encuesta mundial.

Si está pensando en iniciar una carrera como facilitador, siga leyendo para estar preparado para todas estas preguntas que pronto le llegarán.

Si está aquí porque podría contratar a facilitadores, espero que encuentre algunas buenas ideas sobre lo que debe buscar. Por último, si es usted compañero de profesión, me encantaría conocer su opinión sobre este artículo. ¿Coinciden mis respuestas con su experiencia? ¿Qué me he dejado?

En este artículo veremos:

¿Qué es un facilitador?

Preguntando a ChatGPT obtendrá una respuesta bastante buena. «Un facilitador es una persona que ayuda a guiar y gestionar los debates y actividades de un grupo con el fin de lograr objetivos o resultados específicos. Actúan como una tercera parte neutral que promueve la comunicación abierta, fomenta la colaboración y garantiza que se escuche a todos los participantes y se valoren sus contribuciones. Un facilitador no suele adoptar un papel activo en la conversación ni aportar soluciones, sino que sirve de guía para ayudar a los miembros del grupo a generar sus propias ideas y llegar a sus propias conclusiones.»

La explicación de este papel dada por la IAF, la Asociación Internacional de Facilitadores, no difiere demasiado, aunque quizás sí sea más matizada, ya que hace hincapié en la imparcialidad y equilibrio entre el grupo y el individuo. «Los facilitadores desempeñan un papel imparcial a la hora de ayudar a los grupos a ser más eficaces. Dejan de lado sus opiniones personales y ayudan al grupo a tomar sus propias decisiones. Los facilitadores actúan como guías del proceso y crean un equilibrio entre garantizar la participación individual y producir resultados significativos.»

A la vista de lo que estas (y otras) definiciones tienen en común, he aquí algunos elementos clave que conviene destacar:

• Los facilitadores trabajamos de uno a muchos en lugar de uno a uno: aunque hablaremos de tú a tú en las entrevistas con los participantes, o cuando negociemos con un cliente, la mayor parte de nuestro trabajo es con un grupo de personas. Esto es útil, por ejemplo, para distinguir el papel de facilitador del de coach de lideraje;
• El papel del facilitador consiste en apoyar el proceso de un grupo, dirigiéndolo, por ejemplo, diseñando actividades, abriendo un debate importante y planteando preguntas clave. El contenido de un proceso de facilitación procede de los propios participantes (a diferencia de lo que podría ocurrir con la oratoria o la formación);
• La posición de un facilitador es neutral con respecto al contenido (pero no con respecto al proceso). Parte del trabajo del facilitador consiste en asegurarse de que en la sala se escuchan distintas voces, pero no en elegir entre ellas ni sugerir soluciones (a diferencia de las funciones de consultoría más «tradicionales»). Los facilitadores tienen opiniones, por supuesto, pero es importante mantenerse neutrales y dejarlas a un lado para centrarse en permitir que afloren las opiniones del grupo.

Podemos resumir lo anterior diciendo que un facilitador diseña y dirige procesos grupales con el objetivo de facilitar que todos contribuyan y alcancen un objetivo compartido.

A menudo, los facilitadores también tienen aptitudes para el coaching, la mediación o la enseñanza/formación; todas ellas son funciones distintas, sombreros diferentes que puede llevar la misma persona.

Como tutora de estudiantes en un programa de escuela de verano, por ejemplo, a veces actúo como coach (en conversaciones individuales con los participantes), a veces como formadora (impartiendo clases breves sobre habilidades de comunicación), ocasionalmente como mediadora (interviniendo para ofrecer apoyo en un conflicto) y sobre todo como facilitadora (diseñando un proceso de aprendizaje y organizando actividades para ayudar a los participantes individuales a unirse como un grupo de aprendizaje eficaz).

¿Cuál es el objetivo de la facilitación?

La atención del facilitador se dirige a fomentar el reequilibrio de los tres pilares del trabajo en grupo: objetivos, relación y proceso.

Los objetivos responden a la pregunta: ¿cuál es la finalidad de nuestro trabajo conjunto? ¿Qué queremos conseguir? Este es el reino de los KPI, los objetivos y los resultados concretos. ¿Qué futuro le espera al equipo? ¿Cuál es el resultado deseado por los grupos? ¿Qué valores nos gustaría encarnar en el camino?

El proceso consiste en cómo trabajamos juntos. ¿Cuáles son nuestros procesos de grupo? ¿Quién toma las decisiones? ¿Cómo rendimos cuentas unos a otros? ¿Cómo aprendemos (tanto del éxito como del fracaso)? Aquí, un facilitador eficaz ayudará a los grupos a tomar el control de su proceso, y puede tocar elementos de gestión de tareas colaborativas y de colaboración y resolución de problemas en equipo.

Cuidar las relaciones consiste en aumentar la confianza mutua dentro del grupo. ¿Con quién trabajamos? ¿Cómo de bien nos conocemos y nos comunicamos? Ayudar a las personas a aprender a participar eficazmente y con respeto mutuo es un elemento vital de la facilitación eficaz.

En función de las necesidades del equipo y del puesto de trabajo concretos, un facilitador cualificado diseñará actividades que ayuden al grupo a reflexionar sobre su situación actual y a orientarse hacia el cambio en una, dos o todas estas dimensiones. Veamos un par de ejemplos.

En escenarios empresariales, los facilitadores se encuentran a menudo con equipos que han dedicado su tiempo casi exclusivamente a perseguir objetivos, en detrimento de fomentar el proceso y las relaciones. La confianza puede estar erosionada o puede faltar claridad sobre cómo trabajar juntos con eficacia. Las nuevas condiciones, como el trabajo en línea, dejan especialmente claro cuándo el proceso está mal definido: ¡se puede desperdiciar mucha energía y tiempo duplicando esfuerzos o dejando proyectos estancados en un cuello de botella!

En estos casos, un facilitador eficaz sugerirá formas de trabajar en mejorar la cohesión del equipo, fomentando la participación y estableciendo acuerdos sobre cómo trabajar juntos, cocreando procesos que se ajusten a ese contexto concreto.

A veces, la facilitación se interpreta erróneamente como una herramienta para «sentirse bien», pero el objetivo real de los juegos y actividades lúdicas para conocerse es ¡crear un buen ambiente para entrar en acción!Unas horas dedicadas a diagnosticar cómo está gestionando el equipo su propia dinámica interna y a aprender nuevas habilidades, como en este taller de autogestión de equipos,puede mejorar radicalmente la eficacia del grupo.

En contextos sin ánimo de lucro, como los grupos de ciudadanos, a veces he diagnosticado la enfermedad contraria: el grupo está tan centrado en sentirse bien y crear cohesión interna que en realidad no avanza hacia sus objetivos, ¡o nunca se ha fijado objetivos claros!

Un taller facilitado podría dedicarse a crear o actualizar una visión y una misión compartidas por el grupo. Un taller de ideación, como el que se detalla en esta plantilla, podría ser la solución. Si echa un vistazo a nuestra colección de plantillas, tendrá más ideas de lo que puede conseguirse con un acto o taller con facilitador.

¿Qué hacen los facilitadores en la práctica?

Los facilitadores son expertos en procesos y gestión de grupos. Malia Josephine, fundadora de la start-up Facilitation Jobs, ha elaborado una lista exhaustiva de más de 30 puestos de trabajo relacionados con la facilitación, desde especialistas en desarrollo organizativo y facilitadores de formación hasta diseñadores de retiros, entre otros. Por no hablar de las descripciones más creativas (¡y aún así acertadas!) que puedes encontrar en Linkedin, como «enzima social» o «manitas de la conversación».

La lista deja claro que, como dijo Douglas Ferguson, de Voltage Control, en su comentario al informe State of Facilitation 2023, «la facilitación está en todas partes». Los facilitadores están presentes en los sectores público y privado, en ONG y grandes empresas, facilitando reuniones de consejos de administración y actividades de equipo al aire libre. ¿Qué se traen entre manos todos estos facilitadores?

Dependiendo del contexto y las necesidades, estas son algunas de las acciones que los facilitadores pueden llevar a cabo.

Los facilitadores trabajarán entre bambalinas para diseñar los procesos adecuados en función de la tarea que se vaya a realizar. Algunas de las actividades rutinarias de un facilitador en esta etapa incluyen:

Preparación y diseño

• Entrevistar a las principales partes interesadas, mantener reuniones con el cliente (y otras funciones relevantes como, por ejemplo, alguien en RRHH o en un puesto de comunicación) con el objetivo de comprender las necesidades actuales, la historia pasada y las esperanzas futuras;
• diseñar reuniones, eventos, talleres o retiros en torno al tema y el propósito generales, incluida la preparación de listas de resultados previstos y un orden del día detallado;
• repasar, revisar y modificar esa agenda con el cliente;
• sugerir las necesidades de un espacio (por ejemplo, cómo organizar los espacios para sentarse, cuántas mesas se necesitan, etc.) o, si el taller es en línea, recomendar qué software utilizar;
• redacción de la información que debe incluirse en la invitación y/o comunicarse directamente con los participantes antes del acto para compartir las expectativas, informarles sobre los tipos de actividades que se llevarán a cabo, la tecnología que se utilizará, las consideraciones en torno a la accesibilidad, etc. (para más información sobre cómo preparar sus eventos de facilitación para que sean accesibles, lea los consejos de Marie Dubost)
• Investigar un poco sobre el tema, por ejemplo, estudiando los documentos del proyecto, para hacerse una idea de la jerga técnica o los conocimientos especializados a los que se referirán los participantes.

Actividades principales

El orden del día de un acto suele incluir secciones con ponentes: partes del día en las que la información es presentada, por ejemplo, por el anfitrión/cliente, un responsable de departamento, el equipo que presenta un reto. Otros puntos del orden del día serán las actividades participativas: aquí es donde los facilitadores suben al escenario para presentar, dar instrucciones, dirigir las sesiones informativas, aclarar cualquier duda. En esos momentos, los facilitadores

• dan la bienvenida a los participantes, presentan el proceso;
• Proponen actividades que ayuden a cocrear seguridad psicológica, construir una dinámica de grupo sana y establecer un buen ambiente para la jornada. Podrían ser, por ejemplo, ejercicios para romper el hielo, dinamizadores, establecimiento de las reglas básicas, exploración de las motivaciones personales, etc;
• Dirigen actividades para fomentar la ideación, las nuevas ideas, la creatividad, el brainstorming (divergencia);
• Guían las actividades diseñadas para llegar a una conclusión, como la búsqueda de consenso, la definición de planes de acción, los pasos siguientes y la finalización de los resultados (convergencia).

Moderar las conversaciones

Durante las conversaciones y los debates, los moderadores utilizan sus habilidades de moderación y gestión de reuniones para:

• Dirigir el tráfico de la conversación, por ejemplo utilizando mesas redondas, temas de conversación, escucha activa, actividades en parejas y pequeños grupos, estableciendo límites de tiempo para que la gente hable, etc. Facilitar no significa necesariamente que «todo el mundo tendrá exactamente el mismo tiempo para hablar» (aunque a veces puede ser así), sino que todos deben tener la oportunidad de expresar su opinión, ya sea por escrito con notas adhesivas, por turnos o de muchas otras maneras. Los facilitadores fomentarán la participación de todos (¡pero no la impondrán!). Algunas personas prefieren estar calladas y eso también está bien);
• Intervenir para sugerir formas de resolver los conflictos. No todos los mediadores tienen aptitudes para la mediación, pero los profesionales expertos sabrán cómo gestionar los conflictos de forma creativa y constructiva;
• Resumir la conversación, formular preguntas aclaratorias o sugerir temas que empujen al grupo a ir más allá en sus reflexiones;
• Gestionar el tiempo y toma de notas en las reuniones, o establecer mecanismos para hacerlo de forma colaborativa (aquí tiene un ejemplo de cómo hacerlo).

Seguimiento y reflexión

El trabajo de un facilitador no termina cuando finaliza la reunión o el acto. Algunas tareas típicas se realizan en el seguimiento, como:

• Redacción de informes. A menudo los clientes solicitan informes sobre el desarrollo del proyecto. Asegúrese de llegar a un acuerdo sobre qué destacar. He tenido clientes que me han revelado, una vez finalizado el acto, que necesitaban que se recopilaran datos específicos sobre los participantes o que se rellenaran encuestas. Está claro que habría sido mucho más fácil recopilar esos datos si hubiéramos llegado a un acuerdo antes.
• Compartir recursos y materiales. Después de un taller es habitual enviar a los participantes materiales, recursos, imágenes o recordatorios de cualquier trabajo de seguimiento que haya que hacer;
• Participar en las reuniones informativas y ayudar a recopilar las lecciones aprendidas. De hecho, un facilitador puede ser quien insista en que el equipo se reúna de nuevo tras el acto o la serie de talleres para debatir lo aprendido: ¿qué salió bien? ¿Qué cambiaríamos la próxima vez? Así es como construimos una relación duradera y productiva con nuestros clientes.

¿Qué no hacen los facilitadores?

He aquí 5 cosas que normalmente no se espera que hagan los facilitadores. Buscar localizaciones para los eventos, encargarse de las inscripciones de los participantes, instalar el equipo de audio y vídeo son cosas que los facilitadores pueden hacer (yo mismo las he hecho en alguna ocasión), pero que normalmente no forman parte de nuestra función. Si está organizando un acto o un taller, asegúrese de contar con una persona dedicada a ocuparse de la logística, la inscripción y el equipo, y se ahorrará incómodos malentendidos. Y lo que es más importante, ¡seguro que alguien especializado en estas tareas lo hará mejor!

Los otros dos puntos de esta lista (proporcionar contenidos y ofrecer soluciones) son los que realmente separan la función del facilitador de la del formador, profesor, conferenciante o consultor empresarial «tradicional». Bea Briggs, del Instituto Internacional para la Facilitación y el Cambio (IIFAC), ha elaborado una práctica tabla para distinguir las funciones de facilitador, formador y orador.

1. Un facilitador no buscará y reservará la localización por ti. Por lo general, el cliente se encarga de encontrar el lugar adecuado y de la logística, como el catering o el alojamiento. Dicho esto, la configuración de la sala es un elemento clave que influye en el diseño de las actividades, como veremos con más detalle en la sección «¿Qué debo tener en cuenta al contratar a un facilitador?» más adelante.
   
   A menudo, los facilitadores conocen lugares que pueden recomendar y/o tienen peticiones específicas que el cliente debe tener en cuenta. En cambio, si el taller es en línea, es más probable que los animadores sugieran los programas informáticos con los que están más familiarizados.
   
2. El trabajo de un facilitador no consiste en reclutar participantes. En ocasiones me han confundido con una experta en comunicación o diseño gráfico, ¡cosa que no soy! Aunque algunas personas pueden tener conocimientos en estas áreas, en particular los facilitadores que organizan sus propios talleres, la preparación de folletos e invitaciones queda fuera de la experiencia de un facilitador.
   
   Dar voz a los facilitadores sobre lo que se escribe en la invitación puede ayudar a establecer expectativas, pero es más probable que el equipo anfitrión haga el trabajo real de crear recursos visuales y finalizar la lista de participantes.
   
3. No se debe esperar que los facilitadores instalen la tecnología. Aunque es muy habitual que los facilitadores lleguen al espacio del taller a primera hora de la mañana y empiecen a reorganizar las mesas y las sillas, no se debe esperar de ellos que instalen el equipo de audio y vídeo, los micrófonos, las cámaras y demás.
   
   En los entornos en línea, es probable que los facilitadores trabajen con un «productor» o «anfitrión técnico» que se ocupe de todos los detalles técnicos entre bastidores. Para obtener más información sobre las distintas funciones de apoyo a la facilitación, lea nuestra entrada del blog sobre cofacilitación.
   
4. Un facilitador no es un experto en contenidos. Contratar a un facilitador experto en un determinado tema puede ser una ventaja, porque reduce la barrera de la comunicación si, por ejemplo, se utilizan jerga y términos especializados. Por otra parte, nuestras preguntas «ingenuas» pueden ser a veces un regalo oculto, al crear una oportunidad segura para que los participantes revelen que tampoco entienden algo del todo.
   
   Últimamente, esto me ocurrió cuando facilitaba un taller sobre micromovilidad: durante una sesión informativa previa al evento, hice una pregunta sobre cuáles eran exactamente las diferentes categorías de vehículos que se estaban debatiendo. Esto llevó a descubrir que había varias interpretaciones de esas categorías y ningún consenso claro (todavía). Resultado: mi «pregunta estúpida» acabó convirtiéndose en la primera actividad de un evento multilateral, que a su vez sirvió de base para la primera sección del documento de posición resultante (y posiblemente, un paso hacia un consenso claro).
   
5. Por último, por supuesto, los facilitadores no proporcionarán recetas prefabricadas para resolver los problemas de un equipo. Uno de los principios básicos de la facilitación es que los recursos necesarios para crear el cambio y dar pasos adelante se encuentran dentro del propio equipo. Si se necesitan más recursos (como, por ejemplo, una decisión ejecutiva, más tiempo, más financiación), sigue correspondiendo al equipo encontrar la manera de avanzar hacia sus objetivos. La facilitación puede ofrecer un espacio seguro para diseñar esas vías y herramientas útiles para centrar la atención, pero, en última instancia, ¡los resultados los determinan los participantes!

En este artículo de Valerie Patrick se enumeran otras ideas equivocadas sobre la facilitación, como que es «solamente un paripé» o «algo sensiblero» o que es «un signo de debilidad dejar que alguien facilite tu reunión» (espóiler: no lo es).

¿Cómo es una carrera profesional de facilitación?

Según los resultados de la encuesta State of Facilitation 2023, el 54,9% de los facilitadores son autónomos y trabajan con varios clientes a la vez, en muchos proyectos diferentes. Esto es parte de lo que me gusta de trabajar por cuenta propia como facilitadora: como persona siempre curiosa, esto me permite observar y participar en los esfuerzos de muchos equipos diferentes en distintos frentes.

Sin embargo, no todos los facilitadores trabajan de esta manera: otra posibilidad es formar parte de un equipo de facilitadores en lo que, de hecho, equivale a ser pequeñas empresas de consultoría. Este es el caso de mis amigas Melania Bigi e Ilaria Magagna, de Tara facilitation: han reunido a un grupo de facilitadores, todos ellos con conocimientos ligeramente diferentes (como facilitación gráfica, liderazgo y desarrollo de equipos pequeños, toma de decisiones, comunicación) centrados en el apoyo a las pequeñas y medianas empresas.

Por último, pero no por ello menos importante, está el caso de los facilitadores internos. El auge de la metodología agile, el pensamiento de diseño y los sprints de diseño ha creado la necesidad de funciones especializadas disponibles para ofrecer servicios de facilitación de forma continua y combinar esto con un profundo conocimiento del contexto. Los facilitadores internos trabajan sobre todo en grandes empresas, corporaciones y fundaciones. Pueden encargarse, por ejemplo, de crear sesiones interdepartamentales de planificación estratégica, implicar a las partes interesadas en los procesos de consulta y diseñar cursos de formación personalizados para el personal.

Sea cual sea el cargo, es probable que la vida diaria de los facilitadores se divida en dos grandes grupos de tareas:

1. Diseño de intervenciones. Tanto si se trata de eventos como de talleres, puntuales o a largo plazo, gran parte de nuestro tiempo lo pasamos en el escritorio y en reuniones preparatorias para definir los objetivos de nuestro trabajo, negociar acuerdos con los clientes, entrevistar a las partes interesadas, diseñar un proceso de aprendizaje y establecer agendas. Voy a incluir aquí el trabajo de seguimiento, a pesar de que ocurre más tarde, ya que tiene un carácter similar de ser trabajo de oficina entre bastidores. El planificador de SessionLab es una herramienta muy útil en esta fase, ya que le permite ahorrar tiempo en el diseño, mantiene todas sus sesiones y métodos perfectamente organizados y le permite compartir agendas profesionales con los clientes. Para seguir todos los pasos del funcionamiento del diseño de talleres, aquí tiene una guía detallada.
   
2. Organización y dirección de actos, talleres y reuniones. Esta es la parte más visible de nuestro trabajo, cuando realmente entregamos a los participantes el diseño que hemos acordado. Es entonces cuando intervenimos, moderamos las conversaciones, interactuamos, dirigimos el flujo de actividades, etc.

La Asociación Internacional de Facilitadores, IAF, describe en este documento las competencias básicas de los facilitadores profesionales. La lista muestra un equilibrio entre el diseño y la ejecución: tres áreas de competencia—Crearrelaciones de colaboración con los clientes, Planificar procesos de grupo adecuados y Desarrollar y mantener conocimientos profesionales—giran en torno a la preparación.

Las otras tres se centran más en la ejecución: Crear y mantener un entorno participativo, Guiar al grupo hacia resultados apropiados y útiles y Modelar una actitud profesional positiva. La lectura de los detalles y del Código Ético le dará una idea muy clara de lo que es importante saber sobre la facilitación profesional.

¿Cuándo necesita un facilitador?

Esta es otra versión de la pregunta «¿Qué hacen los facilitadores?», esta vez sesgada hacia los resultados y los logros. ¿Qué impacto tiene el trabajo de un facilitador? ¿Dónde está el valor?

La participación de un facilitador en un proceso de grupo permitirá mejorar la eficacia de su trabajo, ahorrándole tiempo, energía y, en definitiva, dinero. El principal ejemplo de esto son probablemente las reuniones: si sus reuniones dejan a todo el mundo cansado, confuso y frustrado, un facilitador puede ayudar a orientarles, organizar el orden del día y asegurarse de que el grupo siga por buen camino para alcanzar los resultados deseados.

A menudo he tenido la oportunidad de facilitar la puesta en marcha, en uno o dos días, de grandes proyectos con múltiples partes interesadas: participantes procedentes de distintos países, que utilizan distintas jergas y trabajan en distintos ámbitos de especialización. Al final del acto, deben tener claro su proyecto, el papel de cada equipo y cada persona en él, los pasos siguientes, cómo fluirá la comunicación y los plazos, y sentirse motivados para llevar a cabo el proyecto. Un facilitador (o, más probablemente en este caso, un equipo de facilitación) puede ayudar con todo eso.

Si nadie se encarga del proceso, habrá mucha confusión, lo que dará lugar a muchas más reuniones y correos electrónicos que intercambiar después. Si el evento consiste en una serie poco imaginativa de presentaciones tipo conferencia (estoy citando una situación real), la gente dirá cosas como«las charlas duraron demasiado, y los descansos eran el único momento en el que podíamos hablar entre nosotros y decidir cómo íbamos a trabajar juntos»..»

La facilitación ayuda a establecer una colaboración eficaz y a mantenerla en el tiempo. También favorece el compromiso y la participación al garantizar que la voz de todos se escuche en las primeras fases del proceso. Esto puede mitigar muchos riesgos.

Hace poco, un colega mío facilitó diálogos de participación pública entre una compañía ferroviaria que quería construir una nueva línea cerca de una ciudad mediana y los ciudadanos de la zona. En la primera reunión, un grupo de ciudadanos propuso una ligera variación del trazado propuesto que mitigaría su preocupación por los cambios en el tráfico de automóviles: la empresa lo aceptó rápidamente.

Uno de los vecinos dijo al facilitador: «¡Si hubieran empezado a construir según la propuesta original, habríamos hecho piquetes durante meses! Gracias por ahorrarnos mucho tiempo y esfuerzo«. También imagino que fue un gran retorno de la inversión para la compañía ferroviaria, que había pagado unos cuantos miles de euros por el proceso de facilitación.

Otras actividades facilitadas, como el uso de estudios de casos o simulaciones, ayudan a ahorrar tiempo y dinero a largo plazo al «representar» posibilidades en entornos seguros, escuchar muchas opiniones diferentes y distintas formas de pensar, antes de tomar una decisión. Para saber más sobre cómo la facilitación puede ayudar a la toma de decisiones, en este artículo se explica cómo mejorar la toma de decisiones en grupo y qué reglas habituales para la toma de decisiones conviene utilizar.

Algunas de las razones más comunes (y hay muchas más) que he presenciado para contratar los servicios de un facilitador incluyen:

• la necesidad de trabajar con diversas partes interesadas, como la empresa ferroviaria con los ciudadanos locales;
• ayudar a alinear a los socios en torno a un objetivo común, como en el caso de la puesta en marcha de proyectos de la UE;
• apoyar a un nuevo grupo a redactar su visión, misión, objetivos, declaraciones de valores y acuerdos de grupo, como hago con los nuevos estudiantes en las escuelas de verano;
• impulsar la creatividad y la ideación, por ejemplo mediante talleres de design thinking.

¿Cuándo contratar a un facilitador?

Como hemos visto hasta ahora, la facilitación puede ayudar a un grupo a utilizar sus recursos de forma más eficaz (y eso incluye tiempo, dinero y energía personal), mediante:

• hacer más eficaces las reuniones;
• mejorar la dinámica interpersonal;
• mitigar los riesgos;
• aumentar la aceptación y la participación;
• gestionar los conflictos de forma constructiva.

Se puede decir que las reuniones ordinarias del día a día pueden ser facilitadas internamente por el propio equipo (utilizando consejos y estructuras como los que puedes encontrar en este artículo sobre la facilitación de reuniones).

Se debe recurrir a facilitadores externos si se cumplen algunas de estas condiciones:

• una reunión grande o muy grande, con más de 20 participantes (¡hasta cientos! Las reuniones enormes no son un obstáculo, siempre que dispongas de espacio, recursos y personas suficientes para cubrir las distintas funciones de facilitación);
• participantes diversos, en cuanto a origen, lengua, cultura, formación, experiencia;
• potencial de situaciones que resulten en conflicto;
• situaciones de ambigüedad y complejidad en las que no se puede encontrar «una única solución simple».

Un gran recurso para responder a la pregunta de si necesita un facilitador o no es esta lista de comprobación extraída de el libro de 2013 «Diverging Conversations Through Facilitation«.

Qué hay que tener en cuenta al contratar a un facilitador

Una vez que haya decidido que quiere contratar a un facilitador externo, aquí tiene cuatro cosas que debe tener en cuenta.

(1) Los facilitadores son especialistas en el diseño de procesos. Intégrelos desde el principio, antes de que su agenda esté fijada: así es como podemos ser más útiles. Hace poco me contrataron para un acto de un día en el que el orden del día ya estaba fijado al minuto, con un montón de presentaciones y discursos, y sin embargo los anfitriones «confiamos en ti para que lo hagas participativo». Hice lo que pude, ¡pero las interacciones cuando tienes que sacar cinco minutos de aquí y de allá son inevitablemente limitadas!

(2) Un buen facilitador le ayudará a definir sus requisitos y los resultados deseados, pero cuanto más claras sean sus necesidades desde el principio, más fácil será el trabajo de todos. Espere que los facilitadores le pregunten: cuándo es el evento (los autónomos tienen unos horarios de locos), dónde es (en línea, en persona o híbrido), quién asistirá y qué resultados busca.

Si un facilitador le recomienda cofacilitar o invertir en otra función, como un facilitador gráfico para capturar las conversaciones o un soporte técnico, no descarte la sugerencia de buenas a primeras. Sí, podría costarle más, pero también podría reportarle beneficios reales. Para saber más sobre la cofacilitación y por qué funciona, lea aquí.

Los facilitadores tienen opiniones sobre las localizaciones , ¡y esas opiniones tienen su motivo! Somos flexibles y nos adaptamos a todo (hemos compartido algunas historias divertidas en este hilo de la comunidad, incluida la facilitación en una iglesia y en un aparcamiento), pero los entornos son importantes e influyen en el éxito de un taller.

La forma en que suelen construirse las aulas en las universidades occidentales, por ejemplo, cuenta una historia sobre dónde reside el poder, quién tiene derecho a hablar y cuál es la mejor actitud para aprender (sentado, tomando apuntes en silencio). Las salas de talleres diseñadas para ser flexibles, con mesas móviles, espacio para colgar carteles y sillas que se pueden colocar de muchas maneras diferentes, cuentan una historia diferente, sobre colaboración y creatividad.

Un moderador también puede tener ideas sobre cómo organizar una sala de forma inesperada y novedosa para los participantes. Esto es, en sí mismo, una declaración fuerte y crea el ambiente para el día: ¡espere algo inusual! Teniendo esto en cuenta, no es de extrañar que los facilitadores le pidan poder acceder a las salas una hora (o más) antes de que empiece el acto, aunque solo sea para reorganizar rápidamente las sillas.

¿Cuánto cuesta la facilitación?

Dada la variedad de servicios de facilitación que existen, en realidad no hay una forma definitiva de responder a esta pregunta. Para hacerse una idea general, puede consultarla sección del informe sobre el estado de la facilitación relativa a los precios de su ubicación geográfica y/o sector. Un análisis más detallado del tema, de hace un par de años, procede de la encuesta sobre preciosde la comunidad NeverDoneBefore .

En ambos casos, el precio medio de un taller de un día completo se cifró en unos 3.000 euros. Es una buena indicación para empezar, pero, como señalaron muchos encuestados, hay muchas variables en juego. El encargo, ¿es para acompañar a un grupo a lo largo del tiempo o para un acontecimiento puntual? ¿Cuánta preparación se requiere, cuántas reuniones con el personal? ¿Cuál es la magnitud del acontecimiento? ¿Están cubiertos los gastos de viaje y alojamiento?

Si es facilitador y está pensando en cómo fijar el precio de sus servicios, le recomiendo encarecidamente este episodio del podcast How to Price your Facilitation and Coaching services, presentado por Myriam Hadnes en Workshops Work, en el que la experta en fijación de precios Jenny Millar ofrece sus reflexiones y consejos principales. Después de escucharlo, empecé a ofrecer opciones de precios de tres niveles a clientes potenciales, que es una de las herramientas recomendadas en el podcast.

Experimentar con este enfoque me ha resultado muy útil porque me obliga a definir claramente qué servicios adicionales puedo ofrecer (como entrevistas 1:1 o cuestionarios de seguimiento) y por los que se debería pagar más, frente a lo que costaría lo mínimo. Las negociaciones sobre precios, especialmente cuando un cliente es nuevo y aún no está familiarizado con la facilitación, también son una oportunidad para profundizar en la explicación del papel y el valor de un facilitador. Prepárese para negociar el precio.

¿Dónde son útiles las habilidades de facilitación, además de la facilitación profesional?

Las solicitudes de facilitación profesional y habilidades de facilitación están definitivamente en aumento.Los cambios en el lugar de trabajo acelerados por la pandemia de Covid-19, en particular, dejaron dolorosamente claro cuándo las reuniones y los hábitos en el lugar de trabajo eran funcionales o disfuncionales para progresar. Leyendo entre líneas de los comentarios al informe sobre el estado de la facilitación 2023 surgen dos tendencias paralelas:

• más solicitudes de facilitadores profesionales (y una necesidad de más formación y certificación en habilidades generales de facilitación) y, al mismo tiempo
• una apreciación más difusa de las habilidades básicas de facilitación, como la gestión de reuniones. Citando al vicepresidente del IAF, Gerardo De Luzenberger, «la facilitación [is] se está generalizando como competencia transversal tanto entre los líderes como en la mano de obra en general. «

De hecho, a medida que las habilidades de facilitación se generalizan, también lo hace la capacidad de detectar cuándo una situación puede facilitarse internamente y cuándo se necesita ayuda adicional. Un enfoque más facilitador también se difunde en determinados entornos educativos, ya que las capacidades de trabajo en equipo y las habilidades de comunicación se reconocen cada vez más como parte crucial de la pedagogía. Así se detalla, por ejemplo, en numerosas publicaciones sobre el futuro de la educación, como este documento político sobre las Capacidades para una Europa Moderna.

Aprender habilidades de facilitación y aplicarlas en su lugar de trabajo u organización de voluntariado es también una forma común de empezar lo que puede convertirse en una carrera de facilitación. Para obtener una visión general de las habilidades de facilitación, puede leer este artículo. Y si se siente preparado para probar a facilitar reuniones diarias, puede utilizar la biblioteca de plantillas de SessionLab, en particular las plantillas marcadas como #essential, ¡para empezar!

Para terminar

En este artículo hemos repasado qué son los facilitadores, qué hacen a diario, cómo es una carrera de facilitación y qué hay que tener en cuenta a la hora de contratar a uno. Hemos visto qué medidas toman los facilitadores para diseñar y dirigir procesos que faciliten que los grupos se reúnan y consigan resultados duraderos.

Les dejo ahora con una pregunta: ¿cómo explicarían la facilitación a un niño de 5 años? ¿cómo explicarían la facilitación a un niño de 5 años?

Yo diría algo parecido a «Los facilitadores ayudan a los adultos a jugar y aprender juntos». La facilitadora y formadora Mirna Smidt añadió esta aportación: «Es como la profesora de tu guardería, que pone orden cuando todos queréis los mismos juguetes, solo que con los adultos en su trabajo». Otros han comparado la posición del facilitador con la de un guía turístico, un arquitecto o un piloto.

¿Qué diría usted? ¿Y qué más le gustaría saber sobre el mundo de la facilitación? ¡Únase a la conversación en nuestra comunidad!